Tratamiento de datos personales.

1. Responsable y alcance

Amaya Abogados Asesores Legales S.A.S., NIT 900.985.285-3, domiciliada en Bogotá D.C., es responsable del tratamiento que decide sobre los datos de quienes presentan consultas y de los asuntos que la firma acepta. Dirección: Calle 98 No. 22-64, oficina 715, Edificio Calle 100, Bogotá. Correo para protección de datos: oamayabogados2013@hotmail.com. Teléfono institucional de contacto y protección de datos: (601) 761 1074; desde el exterior, +57 601 761 1074.

La atención de consultas y reclamos de protección de datos estará a cargo de la Dirección de la firma, bajo la coordinación del Socio Director. No se exige intermediario, abogado ni pago para ejercer estos derechos.

Esta política comprende la presentación inicial de asuntos, el contacto posterior, la prestación de servicios jurídicos y el archivo relacionado. No sustituye los acuerdos de tratamiento que correspondan cuando Amaya actúe como encargada por cuenta de un cliente corporativo; tampoco autoriza nuevas finalidades sobre información recibida bajo esos acuerdos. Las bases de empleados, proveedores u otras actividades no descritas requieren su regulación específica.

El texto se fundamenta en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, junto con las reglas de secreto profesional y conservación documental aplicables.

2. Información que recibimos y decisiones sobre el caso

En los formularios iniciales se solicitan nombre, número de contacto, correo electrónico y un relato de lo ocurrido. La ciudad, los nombres de involucrados y las preguntas adicionales son opcionales. El sitio no solicita documentos adjuntos. Puede escribir con sus propias palabras, indicar fechas aproximadas y dejar en blanco lo que desconozca. La información faltante no se interpreta como una respuesta negativa.

El sistema registra también la referencia de la solicitud, fecha, versión y evidencia de la autorización. La infraestructura puede registrar datos técnicos, como dirección IP, navegador y origen del envío, para operar el servicio, prevenir abuso y mantener trazabilidad; no se utilizarán para crear perfiles publicitarios.

Si el estudio requiere más información, la firma indicará qué datos o documentos son necesarios y por qué canal deben entregarse. El tratamiento comprende recepción, registro, organización, consulta, uso, almacenamiento, comunicación autorizada, conservación y supresión. La valoración jurídica y económica, la revisión de compatibilidad profesional y la aceptación del asunto corresponden a la firma, no a un rechazo automático de la página.

3. Finalidades y usos expresamente excluidos

Antes de contratar, la información se utiliza únicamente para comprender la solicitud, realizar una evaluación preliminar, efectuar las verificaciones internas necesarias y comunicarse con el interesado para aclarar hechos, pedir información pertinente o informar la decisión de la firma.

Si se celebra un encargo, los datos necesarios se emplean para asesorar, preparar y desarrollar la representación; gestionar pruebas, actuaciones, comunicaciones y cumplimiento de las decisiones; entregar resultados y documentos; atender obligaciones legales y contractuales y conservar el archivo justificado. Las autorizaciones adicionales que requiera ese encargo se obtendrán cuando corresponda.

También se tratará la información estrictamente necesaria para atender derechos de protección de datos, controlar incidentes de seguridad y responder requerimientos válidos o controversias relacionadas con la prestación del servicio, respetando el secreto profesional y las bases legales aplicables.

No se venderán los datos ni se utilizarán para campañas, boletines, contactos comerciales ajenos a la solicitud, listas de audiencias, contenidos de redes sociales, testimonios, historias publicitarias o entrenamiento de modelos de inteligencia artificial. Los datos de particulares no se comunicarán a clientes corporativos ajenos al asunto por el solo hecho de mantener una relación con la firma. La falta de contratación no convierte el relato en material reutilizable.

4. Autorización, datos sensibles y personas representadas

La autorización ordinaria debe ser previa, informada y verificable, salvo una excepción legal aplicable. La firma conservará evidencia de su contenido, fecha y alcance. La casilla del formulario no constituye la aceptación del caso ni un poder. La publicación de esta política tampoco reemplaza las autorizaciones necesarias ni subsana retroactivamente tratamientos anteriores.

La información de salud, discapacidad y otros datos que afecten especialmente la intimidad tienen carácter sensible. Su suministro es facultativo. Es posible presentar la solicitud sin diagnósticos ni detalles íntimos y sin marcar la autorización sensible. Cuando el interesado decida aportar esos datos, se solicitará autorización expresa y separada para el estudio del asunto, salvo que exista otra habilitación legal concreta. No se extenderá automáticamente a una consulta preliminar cualquier excepción prevista para un proceso judicial.

Si se recibe información sensible sin autorización suficiente, su acceso y uso se restringirán. Se solicitará la autorización o aclaración pertinente, o se suprimirá lo innecesario, sin utilizar esos datos para el estudio de fondo mientras no exista habilitación. El contacto inicial puede continuar a partir de la información no sensible.

Quien relate hechos de otra persona debe limitarse a lo pertinente e indicar en qué calidad actúa. Una afirmación genérica de parentesco no sustituye la autorización o representación exigible. Antes de ampliar el tratamiento, la firma verificará la legitimación correspondiente.

Los datos de niños, niñas y adolescentes requieren protección reforzada: interés superior, respeto de sus derechos, verificación de la representación y las autorizaciones aplicables, y consideración de su opinión según madurez y autonomía. El formulario no invita a publicar datos íntimos de menores. Los relatos de fallecimiento y los datos de familiares se examinarán con las reservas legales y profesionales correspondientes.

5. Acceso, proveedores y comunicaciones necesarias

El acceso interno se limita al personal jurídico, administrativo y técnico que lo necesite para las finalidades indicadas, sujeto a confidencialidad. Peritos y otros colaboradores recibirán solo lo pertinente para su intervención, con la habilitación y los compromisos que correspondan.

Las comunicaciones a autoridades, partes, entidades o terceros se limitarán a las necesarias y legalmente procedentes para el asunto. No existe autorización general para entregar información reservada por cualquier solicitud de un tercero. La firma verificará fundamento, competencia, alcance y restricciones de secreto profesional antes de responder.

El canal preparado utiliza Netlify para alojamiento y recepción de formularios, y Microsoft Outlook.com/Hotmail para las notificaciones al buzón de la oficina. Por ello la información puede quedar tanto en la plataforma de formularios como en el correo. Estos servicios pueden involucrar tratamiento fuera de Colombia; no se afirma que el alojamiento o todas las copias estén exclusivamente en el país.

La firma deberá verificar y documentar las condiciones contractuales, ubicaciones relevantes, subencargados, seguridad y supresión de los proveedores. Las transmisiones por cuenta de Amaya se sujetarán a los requisitos del contrato de transmisión; si el receptor actúa como responsable independiente, se aplicarán las reglas de transferencia y su habilitación correspondiente. La autorización del visitante no reemplaza esta revisión ni autoriza usos comerciales de su relato.

El formulario es un canal inicial de contacto y no recibe documentos adjuntos. Las historias clínicas, exámenes y demás documentos que eventualmente sean necesarios se solicitarán por separado, de manera presencial o mediante el canal que la firma indique con los cuidados correspondientes. La información de salud que una persona decida incluir en su relato conserva su carácter sensible y se somete a las autorizaciones y restricciones de esta política. La firma debe verificar que las condiciones de los proveedores sean adecuadas para la información tratada; esta política no equivale a una certificación del proveedor.

6. Conservación y eliminación

Los datos no se conservarán por tiempo indefinido ni por la sola posibilidad de que puedan ser útiles. Los periodos siguientes incorporan las reglas internas aprobadas por la firma; no son un plazo legal uniforme aplicable a todos los expedientes. Su aplicación requiere los controles operativos previstos en esta política.

Consultas no contratadas. Cuando se comunique que no se asumirá el asunto, el interesado desista o se comunique el cierre de la evaluación sin contratación, se documentará esa fecha. La eliminación ordinaria no se ejecutará antes de transcurridos sesenta (60) días calendario desde esa comunicación o, en caso de desistimiento, desde su recepción. Durante ese periodo se conservará únicamente lo necesario para verificar el cierre y atender aclaraciones o reclamaciones relacionadas con la solicitud, sin nuevos usos. Cumplido el término, se procederá a la depuración y supresión sin demora injustificada, salvo una razón concreta y documentada de conservación. Este mínimo no permite retener indefinidamente los datos ni aplazar una solicitud procedente de supresión, una orden de autoridad o la eliminación de información tratada sin habilitación suficiente; en esos eventos prevalecen las reglas y términos legales.

Consultas pendientes de respuesta del interesado. Si transcurren sesenta (60) días calendario desde el último requerimiento de información sin contestación ni prórroga acordada, la firma podrá comunicar el cierre de la solicitud. Solo desde esa comunicación comenzará el periodo mínimo de sesenta (60) días calendario anterior a la eliminación ordinaria. Son periodos distintos: la inactividad no produce por sí sola la destrucción de información. El cierre es administrativo: no declara pérdida de derechos ni impide que la persona vuelva a consultar. No se aplica a una gestión todavía activa por decisión de la firma.

Asuntos contratados. Se conservará la información necesaria mientras subsista el encargo y sus actuaciones, incluidos recursos, ejecución o cobro y entrega de resultados, cuando hagan parte del servicio. No se eliminará un expediente por cumplir cinco años si todavía es necesario para una gestión vigente.

Archivo posterior. Se conservará la documentación necesaria durante cinco (5) años contados desde el cierre definitivo documentado del encargo, no desde el primer contacto ni desde la primera sentencia. Si la relación termina antes de concluir el proceso, se dejará constancia de entrega o sustitución y de las obligaciones residuales. Cumplido el plazo, se revisará y suprimirá lo que no tenga una razón concreta de conservación.

Excepciones justificadas. Una norma especial, orden válida, reclamación en curso u obligación legal o contractual puede exigir conservar información determinada por más tiempo. La razón, documentos afectados, responsable y fecha de revisión se documentarán; no se retendrá indiscriminadamente todo el expediente. Los libros y papeles sujetos al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 tienen la regla de diez años allí prevista, sin perjuicio de términos especiales. Esa regla no se atribuye automáticamente a todo relato o historia clínica.

La eliminación comprende registros en Netlify, notificaciones y copias en Hotmail, carpetas, descargas y soportes controlados por la firma. Se gestionarán también las papeleras, elementos recuperables y respaldos según las posibilidades y ciclos comprobados de cada sistema. No se promete una desaparición instantánea de copias técnicas del proveedor; se restringirá su uso residual y se gestionará su expiración. Si se restaura un respaldo, se reaplicarán las supresiones.

Las constancias ordinarias de depuración no reproducirán nombres, contactos, relatos ni diagnósticos de solicitudes eliminadas. La conservación identificable de alguna evidencia de autorización o de un reclamo exige una necesidad legal concreta y un plazo documentado; no permite conservar ocultamente el caso completo. Los originales aportados posteriormente por un cliente se devolverán o gestionarán conforme al encargo antes de destruir copias.

7. Confidencialidad y seguridad

La firma deberá mantener controles proporcionales a la sensibilidad de la información: accesos limitados, credenciales protegidas, autenticación reforzada, equipos actualizados, canales adecuados y revisión de permisos. Los relatos no se publicarán en páginas, enlaces abiertos, repositorios de código ni herramientas de marketing. La intervención de proveedores no releva a Amaya de sus deberes.

Los incidentes se documentarán, contendrán y evaluarán para cumplir las comunicaciones y reportes aplicables. El deber de reserva subsiste después de terminar la consulta o el servicio, incluido el secreto profesional cuando corresponda. No se promete seguridad absoluta. Los controles y las condiciones de los proveedores deben ser revisados por la firma de acuerdo con el riesgo de la información tratada.

8. Derechos y canal de atención

El titular puede conocer y acceder gratuitamente a sus datos; pedir su actualización o corrección; solicitar prueba de la autorización e información sobre el uso; presentar reclamos; y pedir la supresión o revocar la autorización cuando proceda. La supresión puede estar limitada por una obligación legal o contractual concreta, que será explicada, sin autorizar usos distintos.

Las solicitudes se reciben en oamayabogados2013@hotmail.com, en la dirección física indicada al inicio o en el teléfono institucional (601) 761 1074. La firma dejará constancia de las solicitudes telefónicas y del medio elegido para responder. Se recomienda identificar el asunto como «Protección de datos personales», describir la petición e indicar cómo recibir respuesta. No se exige una fórmula especial.

La firma verificará la identidad o representación de manera proporcional antes de revelar información o ejecutar cambios; no pedirá datos excesivos por rutina. Titulares, causahabientes y representantes legitimados podrán ejercer los derechos correspondientes. El acceso no comprende información reservada de otras personas sin habilitación.

9. Procedimiento y términos de protección de datos

Consultas de acceso o información. Se responderán dentro de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible, se informarán antes del vencimiento la razón y la nueva fecha, con ampliación máxima de cinco (5) días hábiles.

Reclamos de corrección, actualización, supresión, revocatoria o incumplimiento. Se decidirán dentro de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo; la ampliación excepcional, previamente motivada e informada, no excederá ocho (8) días hábiles adicionales. Si falta información necesaria, se requerirá dentro de los cinco días siguientes. Dos meses sin subsanar desde el requerimiento implican desistimiento en los términos legales.

El reclamo completo se marcará «reclamo en trámite» dentro de dos (2) días hábiles, con su motivo, hasta la decisión. Si quien recibe no es competente, trasladará dentro de dos (2) días hábiles e informará al interesado. Las respuestas serán comprensibles y motivarán cualquier limitación.

El titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio luego de agotar la consulta o reclamo ante el responsable o encargado, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012. Estos términos se refieren al ejercicio de derechos sobre datos; no deben confundirse con el compromiso de primera respuesta de la firma sobre la consulta jurídica.

10. Primera respuesta y alcance del formulario

La revisión inicial del asunto no tiene costo. La firma prevé comunicar una primera respuesta dentro de diez días hábiles desde el envío del formulario; puede consistir en solicitar aclaraciones. Esa comunicación no equivale necesariamente a un concepto definitivo ni a la aceptación del encargo. La contratación y cualquier entrega posterior de documentos se gestionan por separado.

11. Vigencia y cambios

Versión 1.2, preparada el 5 de septiembre de 2026 y aplicable a los envíos efectuados desde su publicación en este sitio. La base de recepción y los archivos subsistirán mientras sean necesarios para las finalidades autorizadas; los registros individuales estarán sujetos a las reglas de conservación de esta política.

Las modificaciones sustanciales se comunicarán antes de aplicarse. Una finalidad nueva que requiera consentimiento deberá ser autorizada; actualizar la página no reemplaza esa autorización. Se mantendrán las versiones necesarias para demostrar qué información recibió cada titular. La Dirección de la firma es responsable de aplicar los controles de conservación y eliminación. El sistema de recepción no decide por sí solo la aceptación o el cierre de los casos ni ejecuta borrados automáticos; la firma debe gestionar la depuración de sus registros y copias conforme a esta política.